30. okt, 2022

Skap god kommunikasjonskultur

Kommunikasjon på en arbeidsplass, trenger det være så vanskelig? Kan vi ikke bare si det som det er, og høre det som sies og så er alt greit? Vi har kanskje alle erfart at god kommunikasjon er sterkt knyttet til opplevelsen av et godt arbeidsmiljø?

De fleste av oss vet at det ikke er så enkelt. Fordi vi er forskjellige. Fordi vi oppfatter det som formidles ulikt. Fordi vi har ulik bakgrunn for å forstå hva det som blir sagt og skrevet, betyr. Fordi det handler om hvem, når og hva, den berømte konteksten. Plutselig har vi mange variabler som kan bidra til misforståelser og utfordringer. Det kan medføre at mennesker og organisasjoner kommer i vonde, vanskelige og låste situasjoner.

I dag fant jeg dette i en post fra Frode Dale på LinkedIn:

"Tomrommet som oppstår ved manglende eller mislykket kommunikasjon, fylles raskt med rykter, sladder, vrøvl og gift" Henry Lois Mencken

Her er det med andre ord mye som kan gå galt! Jeg vil invitere deg til å bli med på litt filosofering rundt temaet. For vi kan snu på det og si: Her er det mye som kan bli bra! Hvordan kan vi få det til?

Bli bevisst ansvar og muligheter

Jeg har hatt stor nytte av et sett kommunikasjonsregler i ulike jobbsammenhenger. [1] En gang hadde jeg oppe temaet kommunikasjon sammen med en stor gjeng på en arbeidsplass. Vi hadde god dialog og refleksjon rundt de ulike kommunikasjonsreglene.

Likevel var de tydelige på at regelen om at «Vi snakker med hverandre, ikke om hverandre» ble stående som den viktigste. Og den er det enkelt å gjøre noe med, om en vil. Vi snakket videre om ansvar og muligheter. Der og da ble det naturlig å sette opp risikovurderingssløyfa for å vise:

• Hva kan gå galt – Hos sender? Hos mottaker?
• Tør vi å si det vi har på hjertet? Hva kan vi risikere?
• Hva risikerer vi med å ikke fortelle det vi kan, mener eller tenker?
• Hvilket ansvar har sender og mottaker av et budskap?
• Hvilke muligheter har sender for å formidle på en god måte?
• Hvilke muligheter har mottaker til å ta imot på en god måte?

Her lar jeg disse spørsmålene henge, men deler figuren uten å utdype den noe mer denne gangen. (2)

Hva blir dine refleksjoner rundt disse spørsmålene? Hvordan kan de knyttes til vekstfremmende tilbakemeldinger? Hvordan påvirker ytringsfrihet eller redsel for å krenke andre valgene vi tar?

Overskriften på dette blogginnlegget har tre ord. Når vi har snakket sammen på arbeidsplassen om disse ordene, er målet kartlagt og de første stegene på veien mot god kommunikasjonskultur antakelig tatt.

Skape er et verb som handler om å lage, forme det vi vil utfra de mulighetene vi har. Det er en aktivitet som innebærer endring og dermed utvikling. Kommunikasjon utover monolog og ordre krever samhandling og samspill. Dialogen handler om ord som går gjennom, eller ord mellom to. Det oppnås kontakt, nysgjerrighet og forståelse. Vil vi skape dette sammen?

God er en verdisetting på det som skapes. God oppfattes oftest som positivt og ønskelig. Motsetningene kan være dårlig, uhensiktsmessig eller uønsket.

Kommunikasjonskultur består av to ord. Kommunikasjon kan i sin enkleste forklaring defineres som budskapsformidling. Kultur kan enkelt forklares med hvordan vi gjør dette hos oss. Med andre ord handler kommunikasjonskultur om hvordan vi formidler budskap til hverandre hos oss. Hvordan vi snakker sammen og hvordan vi oppfatter det som formidles. Hva det som kommuniseres betyr. På vår arbeidsplass og i vår organisasjon. Muntlig og skriftlig. Hvordan vil vi ha det og hvordan skal vi ta det? Sende og motta.

Når vi er enige om definisjonen av disse tre ordene, er neste steg å bli enige om veien videre for å skape og bli værende i en god kommunikasjonskultur.

Unngå eller reparere

Fagbøker, kurs og nettsider bugner av stoff om konflikttrapper, konfliktforståelse, konflikthåndtering, konfliktløsing – og mye mer. Noen kobler kommunikasjon sammen med konflikt, fordi kommunikasjon trengs for å unngå konflikten eller for å løse konflikten. Noen nevner god kommunikasjonskultur, og knytter det til skriftlig informasjonsformidling i organisasjonen eller bruk av e-post. Alt dette er viktig og nødvendig. Men det er for det meste en del av forebyggingen eller «sikkerhetsnettet»: det vis skal gjøre når noe har gått galt. Beskrivelser av hva ledere og ansatte med ulike roller skal gjøre for å gjenopprette - nettopp: den gode kommunikasjonskulturen.

Skape og utvikle

Kan vi sette det å skape god kommunikasjonskultur på arbeidsplassen øverst på dagsorden, både den skriftlige og den muntlige kommunikasjonen? Kan vi bruke tid på å tilegne oss kunnskap om kommunikasjon – muligheter og ansvar, ta reflekterte og bevisste valg og øve. Trene, reflektere, vurdere, lære og øve, sammen. Tør vi bli bevisste vårt eget ansvar i kommunikasjonen, både for det jeg formidler og det jeg tar inn? Kjenner jeg til mulighetene mine til å delta og påvirke kommunikasjonen på en god måte?

Veien til god kommunikasjonskultur

Jeg vil slå et slag for at i bedriftens rutiner står det først om hvordan vi ønsker at kommunikasjonskulturen skal være, og hvilke roller og ansvar ledere, verneombud, tillitsvalgte og alle ansatte har for å skape denne. La kommunikasjonskultur være et viktig punkt på opplæringsplanen for nyansatte. La kommunikasjonskultur stå på Årshjulet for HMS aktiviteter og revisjoner. La kommunikasjon tas inn i systematikken i virksomheten, i strategier og planer. La den få plass. Slik har vi det hos oss!

Når en god kommunikasjonskultur er på plass, er det mulighet for at rutinene for konflikthåndtering, forebygging og håndtering av mobbing og trakassering eller varsling og fakta undersøkelser bare er noe vi skal vite om, men sjelden har bruk for.

Kunnskap er nøkkelen til å gjøre de rette tingene til rett tid

For å ta gode valg, trenger vi ofte kunnskap. Jeg har noen verktøy som har blitt «gode venner» i arbeid med kommunikasjon.

Ett er det som kalles Giraffspråket, som også er kalt empatisk kommunikasjon eller ikke voldelig kommunikasjon, kan gi oss verktøy og forståelse for hvordan vi kan holde oss på grønt i figuren over. Giraffspråket viser oss muligheter basert på aksept for følelser, ønsker og behov. Når vi møter hverandre med empati, i stedet for med kritikk, oppstår muligheter for en åpen dialog. Vi spør. Vi lytter og deler.

Et annet er Forumspill. Det er en teaterform som oppsto i juntaens Brasil.  Formen er tilpasset bruk på arbeidsplassen. Deltakerne prøver ut å kjenne hva som virker. Det er en nyttig måte å lære på, og gir godt grunnlag for å ta reflekterte valg. [3]

Effekten av god kommunikasjonskultur

En god kommunikasjonskultur skapes ved å lære, øve, diskutere og ta valg. Hver dag. Det har ringvirkninger. Det bidrar til et trygt og godt arbeidsmiljø. Effektene av det, er læring og utvikling. Arbeidsglede og jobbengasjement oppstår i kjølvannet. En god kommunikasjonskultur påvirker jobbnærværet og bedriftens resultat. I tillegg har ansatte en god ballast med seg når de går hjem eller treffer mennesker på andre arenaer i dagene sine.

Hermed er oppfordringen gitt:

På tide å bli bevisst kommunikasjonskulturen på din arbeidsplass og sette den høyt på agendaen?

[1] Kommunikasjon og konflikthåndtering, Jan Atle Andersen

[2] Fra kapittelet «Er ord farlige», Arbeidshverdag med energi, Dagny Krogedal Høie

[3] Giraffspråk og Forumspill er beskrevet i Arbeidshverdag med energi, Dagny Krogedal Høie